Guia de boas práticas para as redes sociais da UFRB
Sumário
3. Sua área precisa de um perfil?
4. Diretrizes para novos perfis de órgãos e unidades acadêmicas
14. Resumo - criação de perfil
15. Rede de colaboração de redes sociais da UFRB
1. Introdução
Este é um guia elaborado com o objetivo de padronizar os perfis das redes sociais que estejam vinculados a Universidade Federal do Recôncavo da Bahia. Contém informações acerca das características das redes sociais mais relevantes, diretrizes, planejamento e conteúdo para alimentar e gerenciar as mesmas. Espera-se, com isso, prover uma unidade e sentimento de comunidade perante o público alvo.
Este documento permanecerá em constante alteração, de acordo com a demanda por novas diretrizes e, a cada nova versão, toda a comunidade acadêmica será informada.
2. Redes sociais
Nossa intenção ao utilizar as redes sociais é demonstrar a importância da educação através da divulgação de nossas atividades de ensino, pesquisa e extensão, além de democratizar a informação e promover o diálogo com a comunidade acadêmica.
Atualmente, a UFRB está presente nas seguintes redes sociais:
- Facebook: facebook.com/ufrb.edu
- Instagram: instagram.com/ufrb_edu
- Twitter: twitter.com/ufrb
- TikTok: tiktok.com/@ufrb_edu
- Youtube: youtube.com/ufrb
- Telegram: t.me/ufrb_edu
- Linkedin: linkedin.com/company/ufrb
3. Sua área precisa de um perfil?
Antes de iniciar os trabalhos em qualquer rede social, cada setor deve avaliar a real necessidade da criação do canal institucional, muitas vezes não é estratégico manter um perfil online.
Criar um perfil, gerar conteúdo, interagir com os usuários e monitorar resultados são tarefas que exigem tempo e dedicação, além de conhecimento técnico na área de comunicação. Ao pensar em criar um perfil, pergunte-se:
- Qual a finalidade deste canal?
- Meu público está e utiliza com frequência esta mídia social?
- Como eu vou me conectar com este público nesta plataforma?
- Algum outro canal de comunicação pode suprir essa demanda?
- Terei estrutura suficiente para investir na produção de conteúdo com a frequência adequada para este canal?
Então, caso crie um perfil em rede social, entre em contato com a Assessoria de Comunicação através do e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. e indique o e-mail com o qual o perfil foi criado (e-mail que represente a área ou o departamento que vai cuidar deste canal, sem centralizar no endereço do correio eletrônico de uma pessoa), o nome e SIAPE do servidor responsável pela administração da rede social.
4. Diretrizes para novos perfis de órgãos e unidades acadêmicas
As redes sociais de órgãos e unidades acadêmicas devem complementar o trabalho desenvolvido pela Assessoria de Comunicação, ou seja: trazer conteúdos específicos da unidade, que sejam de interesse de toda a universidade e de utilidade pública, reforçar uma imagem positiva da UFRB e sempre viabilizar o diálogo com os usuários das redes.
Cada órgão e unidade que desejar ter seu perfil, deve desenvolver um planejamento de atuação, informando à ASCOM em qual rede vai ingressar, por qual objetivo, a definição do público-alvo, que tipo de conteúdo será veiculado, qual a frequência das postagens, as rotinas de monitoramento, entre outras informações pertinentes à supervisão.
A criação de um novo perfil somente se justifica se essas diretrizes forem alcançadas e se o órgão gerenciar a rede com regularidade. Além disso, é preciso garantir que haverá uma pessoa responsável para manter o perfil ativo e gerenciar as demandas.
A gestão do perfil deve ser de responsabilidade de um(a) servidor(a) concursado(a).
5. Planejamento de perfil
Todos os perfis institucionais, que levam o nome e a marca da UFRB, precisam manter uma postura coesa e alinhada com os eixos estratégicos da instituição. Os(as) servidores(as) responsáveis por gerir conteúdos da UFRB, precisam ter consciência de que as informações postadas nos perfis institucionais devem representar o posicionamento oficial da instituição.
Alguns itens são de suma importância nessa etapa, tais como:
- Nome do usuário
- Nome de perfil ou página
- Bio ou descrição
- Objetivos da rede
- Quem irá operar a rede
- Horário de atendimento
- Quais assuntos serão publicados
- Quais estratégias serão adotadas para divulgar os assuntos
- Quais formatos serão utilizados para os conteúdos
- Qual será a frequência de publicações
- Quais os recursos humanos necessários na produção dos conteúdos
- Quais as formas de interação e respostas
- Que ferramentas serão utilizadas para avaliar a eficácia da rede
- Como a rede será apresentada ao público
6. Diretrizes e boas práticas
Ao interagir com os seguidores das mídias sociais, os(as) gestores(as) de perfis da UFRB devem se atentar ao tipo de discurso utilizado e seguir as instruções abaixo:
- Tonalidade oficial: A credibilidade do órgão público carrega consigo um teor de seriedade. Todas as publicações precisam levar este caráter oficial em consideração, mesmo quando se tratar de conteúdos mais leves. O que aparecer nos perfis oficiais da UFRB deve ser considerado como verdade. Eventuais publicações e compartilhamentos provindos de outros usuários nos perfis oficiais deverão sempre ser identificados, deixando claro que aquele conteúdo não foi criado pela instituição e que não a representa oficialmente.
- Proximidade: Aproximar pessoas e compartilhar informações faz parte da essência das mídias sociais. Nesse sentido, a UFRB deve manter uma relação amistosa com seus(as) seguidores(as) e os(as) gestores(as) de perfis devem evitar o linguajar jurídico e burocrático. Independente do público que se pretende atingir, a mensagem deve ser disposta de modo que todos(as) os(as) seguidores(as) possam compreendê-la. Nosso grande desafio é simplificar a linguagem e disposição dos conteúdos sem interferir na credibilidade e no caráter oficial das informações.
A seguir estão algumas práticas importantes para relacionamento com os(as) seguidores(as):
- Seja responsável: Tenha cuidado para não revelar informações confidenciais e pessoais da comunidade acadêmica.
- Proteja a propriedade: Respeite os direitos autorais, o uso justo e os direitos de propriedade intelectual.
- Proteja a marca: A marca da UFRB não pode ser alterada ou usada para endossos pessoais. O manual de uso da marca encontra-se disponível no portal da UFRB.
- Mantenha uma postura educada: Seja profissional e cordial.
- Respeite o público: Se estiver errado(a), peça desculpas. Sempre agradeça críticas, sugestões ou comentários. Exclua comentários negativos de usuários(as) apenas quando as críticas contiverem insultos pessoais, caso contrário, mantenha os comentários visíveis e, quando necessário, responda-os. Convide usuário(as)s com problemas para conversas privadas, buscando resolver cada uma de suas questões fora de ambientes públicos.
7. Direitos autorais
- Priorize a produção e publicação de conteúdo original;
- Ao citar conteúdos de terceiros, reproduza no máximo um parágrafo ou poucos segundos da obra audiovisual e coloque um link para o conteúdo original;
- Caso precise utilizar trechos maiores, certifique-se de que a obra possua uma licença Creative Commons ou entre em contato com o autor para obter uma permissão;
- Sempre que utilizar conteúdo de terceiros dê os créditos para o autor (cite as fontes);
- Se você encontrar material sem autoria, tente descobrir a autoria antes de publicar. Na dúvida, não publique.
8. Construção de posts
- Arte/Motion
- Utilize frases curtas e explicativas de modo que a informação seja passada de forma simples e intuitiva;
- Desperte a atenção do público;
- Lembre-se que o tamanho e formato das fontes, assim como o contraste entre as cores devem facilitar a leitura da informação;
- Resuma: dê atenção somente ao que for importante;
- Aplique corretamente as marcas. Consulte nosso manual!
- Opte por imagens que gerem identificação imediata dos usuários;
- Legenda
- Comece o texto chamando a atenção do leitor;
- Sintetize o assunto central da postagem. Atente-se à pontuação e fluidez do texto. Parágrafos curtos são ideais;
- Convide os usuários a interagirem nos comentários, assim como a acessarem links, compartilharem/salvarem a publicação quando couber.
- Hashtags
- As hashtags funcionam como indexadores de conteúdo e ajudam a aumentar o engajamento dos internautas com as postagens. Ao usar, escolher aquelas que dialogam com o conteúdo do post;
- Nossas hashtags oficiais são #ufrb e #ufrb_edu.
- Emojis
- Os emojis são figuras usadas nas mensagens, redes sociais e sites. Legendas com emojis deixam o texto mais leve e divertido. Algumas dicas:
- Use para separar tópicos;
- Use para expressar emoções;
- Use para que o usuário dê uma pausa na leitura;
- Não use em excesso;
- Não use imagens que não condizem com o assunto.
- Os emojis são figuras usadas nas mensagens, redes sociais e sites. Legendas com emojis deixam o texto mais leve e divertido. Algumas dicas:
9. Monitoramento
- Pode ser realizado manualmente ou por meio de softwares. (Atenção! Não logar/acessar o perfil através de ferramentas, sites e aplicativos de terceiros).
- É recomendável aos(às) administradores(as) de todos os canais oficiais que incluam o monitoramento em suas rotinas. Dessa forma a UFRB poderá identificar e aproveitar oportunidades, mapear focos de possíveis crises para evitá-las ou reduzi-las, identificar ofensores da marca e influenciadores sociais favoráveis a ela.
10. Gerenciamento de crises
Uma crise é qualquer conteúdo que pode prejudicar a imagem da instituição e com alto potencial de viralizar na rede. Ao identificar uma crise em seus perfis, os(as) gestores(as) devem entrar em contato imediatamente com a Assessoria de Comunicação. As estratégias devem ser realizadas sempre em conjunto.
11. Acessibilidade
As redes sociais da UFRB devem buscar a inclusão de estudantes, docentes e técnicos(as) administrativos(as) com deficiência física, visual, auditiva e intelectual. Para isso, o ideal é que os vídeos sejam legendados e traduzidos para a Língua Brasileira de Sinais. Além disso, as redes sociais possuem um espaço destinado ao chamado texto alternativo (no Instagram ,ao final da tela onde irá digitar a legenda, procure “Configurações avançadas” → “Escrever texto alternativo”) para que o(a) gestor(a) da rede possa descrever o que está na imagem, assim pessoas com deficiência visual podem usar o talkback do celular para acompanhar as redes sociais.
12. Análise de resultados
Uma das falhas na operacionalização de uma rede social é não quantificar ou reunir dados de desempenho. Gerar e apresentar relatórios são processos valiosos, que fornecem informações sobre o que pretendemos e como podemos melhorar a transmissão e interação com os conteúdos. Sabendo disso, as plataformas já possuem fontes de dados que possibilitam acompanhar e mensurar o desempenho das redes.
Por meio das estatísticas fornecidas, é possível conhecer: quem são os(as) seguidores(as) da rede, o alcance (visualização) das publicações, hashtags e como está o engajamento com os conteúdos publicados.
13. Organização dos assuntos
Categorizar os assuntos da rede em editorias irá facilitar tanto o trabalho de produção quanto o entendimento do público. A ASCOM divide os posts de acordo com as seguintes temáticas:
- Institucional;
- Evento;
- Ensino;
- Pesquisa;
- Extensão;
- Internacionalização;
- Oportunidade;
- Comunidade;
- #ufrb_na_mídia.
14. Resumo - criação de perfil
- Quem deve gerenciar o perfil: Servidor(a) concursado(a)
- Nome do perfil: Nome do Centro / Pró-Reitoria / Superintendência / + “ufrb”. Exemplo: centro_ufrb ou centro.ufrb.
- Foto do perfil: Solicitar para ASCOM através do link “Solicitar Criação Gráfica”.
- O que deve constar na biografia do perfil:
Nome: Sigla do Centro/Pró-Reitoria/Superintendência • UFRB
Bio ou descrição: Perfil oficial da Unidade (Sigla da Unidade) da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia (UFRB).
📍 Cidade em que está localizada.
- Exemplo:
- Destaques: Indicado para conteúdos úteis, atemporais e que precisam estar em constante evidência.
- Quem seguir: Recomenda-se seguir apenas perfis institucionais ou de relevância para a unidade.
- Público-alvo: Estudantes ativos(as) e egressos(as), técnicos(as) administrativos(as), professores(as), terceirizados(as) e comunidade externa.
15. Rede de colaboração de redes sociais da UFRB
A Assessoria de Comunicação criará uma Rede de Colaboração entre as páginas que se adequarem ao normatizado neste guia, facilitando a troca de informações e minimizando os ruídos na comunicação entre as unidades.
Apenas podem fazer parte desta rede os perfis de Centros de Ensino, Pró-Reitorias e Superintendências.