A veículos institucionais para a realização de viagens acadêmicas é uma das formas do apoio à participação em eventos científicos para grupos de estudantes. Este apoio só é realizado pela representação dos discentes nos diversos cursos, ou seja, pelos diretórios acadêmicos.  Para tanto, os estudantes devem observar a Portaria 208/2007 . O procedimento  é o preenchimento de requerimento  com o representante da PROPAAE no Centro de sua cidade Universitária ao qual deve-se ser anexado lista dos estudantes com nome, CPF, data de nascimento  e matrícula. Um ofício à PROPAAE declarando a responsabilidade pelas dispesas da viagem no retorno da viagem os estudantes devem entregar relatório sobre o evento.